Ci piace poter aprire questo focus CONSILIUM sui KPI aziendali con una citazione dell’acuto pensatore Thomas Samuel Kuhn: “Solamente ciò che viene misurato può essere migliorato”. In queste parole è racchiusa una verità fondamentale per quanti desiderano monitorare la performance aziendale di un’impresa. L’importanza della misurazione! Se l’atto di misurare è alla base stessa della valutazione dell’andamento di un’azienda, sorge spontanea la domanda: come possiamo monitorare e misurare il buon andamento di un processo aziendale?
La risposta è racchiusa all’interno del cosiddetto “cruscotto aziendale”, uno strumento agile di valutazione dei processi imprenditoriali che si basa su degli indicatori ben precisi.
Di solito, questi indicatori-chiave delle prestazioni aziendali vengono decisi da un controller, un analista aziendale, a seguito di un’attenta analisi dei processi dell’impresa.
La definizione degli indicatori - che sotto scopriremo nella veste di KPI - consente di comprendere se i vari processi produttivi e di investimento intrapresi dall’imprenditore stanno andando nella giusta direzione. Stabilire un sistema di controllo di gestione aziendale non significa solo individuare gli indicatori utili ai fini della valutazione.
Si tratta infatti anche di adottare un insieme idoneo di procedure che permettano di monitorare le attività dell’azienda.
Osservare l’andamento dei processi aziendali vuol dire infatti prendere coscienza in modo chiaro di se e come questi si stanno muovendo verso il conseguimento di quegli obiettivi stabiliti in sede di pianificazione.
In sintesi estrema, il processo di valutazione della performance aziendale si può velocemente riassumere in:
● formulazione degli obiettivi aziendali,
● misurazione dei risultati conseguiti,
● analisi degli scostamenti rispetto alle previsioni.
Definire obiettivi e KPI d’impresa
“Non esiste vento favorevole per il marinaio che non sa dove andare.” In CONSILIUM sposiamo in pieno l’approccio descritto da Seneca. Quando manca una visione di dove si desidera andare e di cosa si vuole ottenere, non esiste tecnica, strategia o strumento che possa portarci verso i nostri obiettivi… semplicemente perché ancora non sappiamo quali sono! Il primo step consiste perciò nell’avere ben chiara in testa la visione della meta che ci si prefigge di raggiungere. Sono ancora molte le piccole e grandi imprese che, nella primissima fase dell’affiancamento fornito da CONSILIUM, confessano di non avere ancora chiari i propri obiettivi per il futuro. Il nostro compito di consulenti aziendali è quindi prima di tutto aiutare gli imprenditori nel comprendere dove desiderano rivolgere i propri sforzi.
Una volta che abbiamo definito dapprima cosa desideriamo raggiungere e poi come fare per raggiungerlo, l’auto che stiamo per guidare è quasi pronta. Ora mancano solo alcune componenti chiave per condurre l’impresa: un volante che aiuti a tenere la strada (spesso sterrata!) e un sano mix di quel carburante dato dalla giusta forza e dalla capacità di concentrazione necessarie per manovrarla. Resta solo un elemento che ogni bravo conducente deve sempre tenere sott’occhio: il cruscotto!
Un buon cruscotto aziendale si compone di una serie d’indicatori di performance, i cosiddetti KPI: Key Performance Indicators. I KPI sono sempre funzionali al raggiungimento dei propri obiettivi. Questi indicatori-chiave forniscono informazioni puntuali e - appunto - misurabili, su diversi aspetti della strategia aziendale adottata. Cosa succede quando emergono delle discrepanze tra gli obiettivi attesi e i risultati effettivi? In questo caso, i KPI scelti in fase di pianificazione aziendale diventano dei saldi punti di riferimento per capire dove e come intervenire. Ricapitolando: non si può raggiungere niente senza degli obiettivi e non si raggiungono gli obiettivi senza i KPI!
Come devono essere i KPI aziendali
Ovviamente, ogni azienda ha una storia diversa e ogni impresa - piccola, media o grande che sia - ha delle peculiarità tutte sue.
Così come non esistono due imprenditori identici, allo stesso modo non possono esistere due aziende uguali.
Per questa ragione, gli obiettivi e la strategia delineata dai controller per raggiungerli devono poter essere altamente personalizzabili.
Ci sono però alcuni elementi che accomunano tutti i KPI, proprio in virtù della funzione che essi svolgono: aiutare l’imprenditore a valutare la propria performance aziendale.
I KPI devono, sempre, essere:
1. Specifici, definiti e precisi;
2. Misurabili, cioè che si possano esprimere quantitativamente;
3. Attuabili, ossia in linea con le risorse disponibili;
4. Time-bound, definibili in uno specifico arco temporale;
5. Personalizzabili sulle caratteristiche dell’attività aziendale.
Alcuni esempi di KPI aziendali possono essere:
1. Il CPL (il costo per l’acquisizione di contatti potenzialmente interessati ai nostri prodotti o servizi);
2. Il CAC (il costo per acquisizione cliente);
3. Lo scontrino medio;
4. Il numero di clienti acquisiti;
5. Il LTV (uno storico degli acquisti dei clienti per definirne il valore medio nel tempo);
6. Il ROI (il ritorno sull’investimento), che si calcola mettendo in rapporto il reddito operativo con il capitale investito. In pratica ci indica in che misura percentuale il costo del nostro investimento è stato remunerato dall’utile. Ecco la formula per calcolarlo: ROI = [ (Ricavi-Costi) / Costi ] x 100.
Come funziona il cruscotto direzionale di un’azienda
Una volta selezionati i KPI più funzionali a misurare e monitorare, nel tempo, il rendimento di un’azienda, è necessario metterli a sistema. Il consulente aziendale ha quindi l’importante compito di strutturare un insieme coordinato di KPI, ottenendo il cosiddetto “cruscotto direzionale“. In sintesi estrema, si tratta della dashboard, una sorta di pannello di controllo della gestione aziendale.
Come visto prima, proprio grazie ai singoli KPI e a come questi si relazionano tra loro, il cruscotto di un’azienda consente di misurare in maniera concreta il raggiungimento degli obiettivi. Con quest’importante strumento tra le mani, il management di un’impresa può effettuare un’accurata misurazione e un completo monitoraggio dei principali indicatori di efficacia, efficienza, performance e qualità della propria azienda. In questo modo, l’imprenditore ha a disposizione quei tool utili ad effettuare un’analisi consapevole sull’andamento delle azioni intraprese.
Non si tratta solo di comprendere la performance aziendale pregressa e in essere, ma anche di valutare con cognizione di causa - basandosi su dati oggettivi e concreti in quanto misurabili - le future scelte imprenditoriali!
Volendo, potremmo riassumere il ragionamento sui KPI e sullo strumento valutativo che li racchiude, definendone i vantaggi per l’azienda. In sintesi quindi, il valore aggiunto dato dall’utilizzo costante di un cruscotto aziendale si concretizza in:
● Monitoraggio continuo degli obiettivi strategici e di governance aziendali;
● Semplificazione delle fasi di raccolta, elaborazione ed analisi dei dati;
● Tempestività nella produzione dei reporting;
● Miglioramento del controllo dei processi e delle attività aziendali;
● Individuazione degli eventuali scostamenti e problemi;
● Determinazione tempestiva di contromisure e azioni correttive.
I consulenti aziendali CONSILIUM restano a disposizione per approfondire la funzione dei KPI d’impresa e i vantaggi dati dal cruscotto direzionale dell’azienda: