Uno dei temi che ricorrono con maggiore frequenza durante le nostre consulenze con le imprese è l’utilità delle riunioni. Spesso, infatti, la riunione interna di coordinamento viene vissuta come la classica perdita di tempo. Questo almeno è il quadro che emerge dagli incontri con i nostri clienti. Clienti che conoscono quanto pratico sia l’approccio CONSILIUM al business e alla pianificazione aziendale. E che quindi rimangono sorpresi quando ci sentono spiegare come ottimizzare le riunioni aziendali. Perché sì, fare delle riunioni di coordinamento interno è ancora fondamentale! Che si tratti di meeting in presenza, oppure di call e video call a distanza, ciò che conta è adottare il piglio organizzativo corretto. 

 

Prima di vedere insieme perché è ancora importante capire come ottimizzare le riunioni aziendali, una precisazione. La realtà CONSILIUM è fatta di consulenti che respirano le aziende. Ciò significa che ci piace sederci allo stesso tavolo con imprenditori, manager, responsabili di area e con i rispettivi collaboratori. Pensiamo che sia l’unico modo – o almeno il più efficace – per individuare i nodi da sciogliere. È durante incontri di questo tipo che le problematiche – e ce ne sono, anche nelle realtà organizzate meglio – vengono a galla. Ed è sempre durante questi momenti di scambio e confronto che ci è possibile individuare insieme le soluzioni migliori per tutti.

Quanto conta fare il punto della situazione

La riunione aziendale funziona in modo molto simile. Ci riferiamo qui a quel momento di pianificazione interna spesso utilizzato per fare il punto della situazione. Prima parlavamo del nostro approccio al meeting come momento risolutivo, perché la dinamica è praticamente la stessa. Come noi affianchiamo le persone in azienda formandole sul campo e introducendo nuovi modelli comportamentali, lo stesso vale per la riunione. Si tratta cioè di un momento imprescindibile per sedersi attorno allo stesso tavolo – anche metaforicamente parlando – guardarsi negli occhi e dirsi: “Ecco, noi siamo al punto A; come ci muoviamo al punto B?”

 

Ovviamente, questa dinamica e il suo punto forza raramente vengono compresi. La riunione, nella storica cultura aziendale del nostro Paese, risente infatti di una certa fantozziana memoria. Da molti, questi preziosi momenti di confronto vengono ancora scambiati come sprechi di tempo. A rafforzare quest’idea c’è il fatto che in molti casi le riunioni vengono gestite male. Alla base di tutto – ed è proprio qui che CONSILIUM desidera intervenire – in ambito aziendale esiste una generale mancanza di comunicazione interna e di coordinazione. Ecco dove vogliamo arrivare quando parliamo di come ottimizzare le riunioni aziendali.

Cambiare la modalità operativa

Quante volte ci capita di sentire storie di informazioni riferite alla persona sbagliata e di mancanza di interfaccia tra i vari reparti. Spesso ci troviamo davvero di fronte ad un disallineamento tra input in entrata e informazioni in uscita. Tutte situazioni alle quali si può saggiamente porre rimedio introducendo meeting aziendali efficaci. Non per niente, quando parliamo di come ottimizzare le riunioni aziendali, intendiamo mirare ad un principio ben più ambizioso. Si tratta infatti di introdurre una nuova modalità operativa al fine di ottimizzare il funzionamento stesso di tutta l’organizzazione. 

 

La riunione diventa quindi uno strumento ben collaudato per risolvere (e prevenire) le varie problematiche operative. Un aspetto spesso confuso con un eccesso di prudenza e che invece permette di non scivolare in errori – anche banali – di gestione o addirittura in vere e proprie situazioni fallimentari. Sintetizzando quindi, di fronte agli scettici del perché sia ancora importante capire come ottimizzare le riunioni aziendali, presentiamo una semplice risposta. Perché la riunione rappresenta uno strumento organizzativo fondamentale. Strumento che, quando opera secondo le giuste condizioni, permette di:

·       aumentare la produttività,

·       ridurre tempi e costi,

·       raggiungere risultati ottimali.

Come ottimizzare le riunioni aziendali

Il trucco per riconoscere quando la riunione è efficace sta infatti nel vedere se questa snellisce i processi, chiarisce i ruoli, assegna i compiti in modo chiaro e consente di verificare l’andamento delle attività svolte. Da grandi amanti della praticità, ti proponiamo quindi un elenco puntato di buone prassi da seguire quando pianifichi le tue riunioni. Vediamole insieme:

1.     Definire in modo chiaro lo scopo dell’incontro e avere cura di comunicarlo in anticipo. Sembrerà banale, ma è necessario affinché tutti i partecipanti possano essere preparati ed entrare nell’argomento. Inoltre, lo scopo dell’incontro andrebbe ribadito proprio all’inizio dell’incontro stesso, sottolineando anche il risultato che si spera di ottenere nel tempo stabilito.

2.     Partecipare in modo costruttivo. Con questo non s’intende solo la modalità o lo stato d’animo con cui si prende parte al meeting. Si tratta anche di essere pronti, in qualità di partecipanti, a presentare risultati aggiornati. Una riunione è inoltre l’occasione propizia per condividere le proprie opinioni sul tema del giorno.

3.     Pianificare l’agenda in modo chiaro ed esaustivo. Il famoso OdG dovrebbe infatti descrivere nello specifico quali argomenti saranno discussi durante l’incontro. Altrettanto appropriato è specificarne l’ordine vero e proprio di discussione, di modo poi da avere già pronta una traccia da seguire. Anche questo facilita la preparazione dei partecipanti e la scioltezza della riunione.

4.     Invitare solo persone utili al dibattito. Non si tratta qui di fare gli schizzinosi, né tantomeno di essere eccessivamente gerarchici. Coinvolgere troppe persone in una riunione, invece che favorire il livello di partecipazione può infatti sfociare in situazioni negative. Nel migliore dei casi si vivrà uno stato di noia; in quello peggiore, si assisterà ad un vero e proprio stallo dei lavori. Perciò, ogni partecipante va invitato in virtù del contributo che può apportare alla discussione.

5.     Affidare dei compiti e accertarsi che vengano compresi. Questo trucchetto va inserito sul finale, anche sotto forma di riepilogo. Si tratta infatti di un metodo molto efficace per evitare che la riunione si trasformi davvero in un mucchio di chiacchiere. Uscendo dal meeting aziendale, ogni partecipante deve avere ben chiare in mente tutte le azioni da mettere in atto per raggiungere gli obiettivi stabiliti.

Il fattore psicologico

Per concludere, quando si parla di come ottimizzare le riunioni aziendali è bene tenere conto anche del loro potente fattore psicologico. Pianificare un business non significa infatti prendere in considerazione soltanto numeri, bilanci, proiezioni e tabelle. Altrimenti, il nostro lavoro sarebbe relativamente monotono e probabilmente anche sterile. Spesso si tratta invece di porre l’attenzione sulla persona. E le riunioni sono, per eccellenza, il momento in cui emergono tutte le unicità caratteriali degli esseri umani. Dalla ritrosia a parlare in pubblico fino ai comportamenti passivo-aggressivi. Anche per questo è fondamentale capire come ottimizzare le riunioni aziendali. 

Si tratta infatti di imparare anche a gestire il materiale umano che abbiamo di fronte, senza se e senza ma. Se lo schema per punti proposto sopra offre delle importanti garanzie sulla buona riuscita dell’incontro, altrettanta differenza la fa il fattore psicologico. È importante infatti – spesso fondamentale – riconoscere che si ha a che fare con delle persone. Esseri fatti di debolezze, forze caratteriali e unicità. Esseri che, se stimolati in maniera corretta, possono abbandonare il vecchio la riunione è solo una perdita di tempo. E lo possono fare a favore di un nuovo quando siamo in riunione mi sento valorizzato! Ecco un altro motivo per il quale apprendere come ottimizzare le riunioni aziendali può fare la differenza. Per tutti. 

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